Arti Job Desk / Jobdesc (Job Description), Bedanya dengan Job Specification

Job desk adalah dokumen yang berisi ringkasan tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan persyaratan yang terkait dengan posisi pekerjaan di dalam suatu perusahaan. Job desk menjadi landasan penting bagi perusahaan dalam merekrut, mengevaluasi, dan mengelola karyawan untuk mendapatkan target bisnis. Dengan menjelaskan dengan jelas apa yang diharapkan dari posisi tersebut, job desk membantu mengarahkan pekerja pada tugas dan tanggung jawab mereka serta memfasilitasi penilaian kinerja yang objektif.

Job desk juga membantu organisasi dalam merencanakan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dan pengaturan karir yang dibuat oleh divisi hrd. Dengan mengetahui tugas pengetahuan dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan dalam posisi tertentu, kualifikasi yang dicari dan kandidat atau karyawan dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan keterampilan mereka sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Job desk juga memberikan kerangka acuan yang jelas untuk mempertimbangkan promosi atau rotasi pekerjaan untuk menentukan tempat karyawan yang sesuai dengan peran, pengembangan karir karyawan.

Selain itu, job desk membantu dalam menciptakan kejelasan dan transparansi dalam organisasi. Dengan menyusun job desc yang komprehensif dan terperinci, perusahaan berjalan dengan lancar dan dapat menghindari ambiguitas dalam tanggung jawab dari berbagai peran karyawan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka dapat berkontribusi secara efektif dalam pencapaian tujuan organisasi. Job desk juga memainkan peran penting dalam proses pengambilan keputusan manajemen, seperti penilaian kinerja, aturan dan ketentuan kompensasi, dan identifikasi kebutuhan pelatihan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Simak uraian jelasnya dibawah ini tentang job decription.

Apa itu Job Desc / Job Description

Dalam dunia kerja, pengertian job desk adalah dokumen yang berisi ringkasan tugas, tanggung jawab yang diemban, kebijakan perusahaan atau aturan sesuai dengan kualifikasi, dan persyaratan yang terkait dengan suatu posisi pekerjaan dalam suatu organisasi. Job desk menjadi panduan yang penting bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dan mengatur peran dan tanggung jawab karyawan.

Dalam job desk, terdapat rincian tentang tugas-tugas yang harus dilakukan oleh karyawan dalam posisi tertentu. Hal ini mencakup deskripsi pekerjaan secara keseluruhan, termasuk tanggung jawab sehari-hari, proyek-proyek khusus yang harus diselesaikan, dan keterampilan yang diperlukan untuk berhasil dalam peran tersebut. Pengertian job description juga dapat mencakup informasi mengenai job dan hubungan kerja, seperti dengan siapa karyawan harus berinteraksi dan bagaimana kolaborasi dalam tim dilakukan.

Selain itu, job desk menyediakan panduan tentang kualifikasi dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon karyawan. Ini dapat mencakup pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, serta atribut pribadi yang diinginkan. Dengan job desk yang jelas, perusahaan dapat mengiklankan posisi pekerjaan dengan jelas dan menyaring pelamar yang paling sesuai dengan persyaratan yang ditentukan.

Job desk juga merupakan alat yang penting dalam manajemen kinerja. Dengan memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan kriteria yang objektif dan relevan. Job desk juga membantu dalam mengidentifikasi peluang pengembangan karyawan dan merencanakan jalur karir yang sesuai.

Dalam keseluruhan, job desk memainkan peran penting dalam mengelola sumber daya manusia dan mencapai kesuksesan organisasi. Dengan menjabarkan tugas, tanggung jawab, dan persyaratan posisi pekerjaan secara jelas, job desk membantu perusahaan dalam merekrut, mengelola, dan mengembangkan karyawan yang berkualitas.

Apa itu Job Specification

Job specification (spesifikasi pekerjaan) adalah pengertian yang merujuk pada bagian dari deskripsi pekerjaan yang menyediakan detail lebih lanjut tentang kualifikasi, keterampilan, dan atribut yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan suatu posisi pekerjaan.  DJob specification membantu perusahaan dalam menyaring pelamar dan menemukan kandidat untuk menentukan yang paling sesuai dengan kebutuhan tiap jabatan pekerjaan tersebut.

Job specification menggambarkan persyaratan pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan kompetensi yang diharapkan dari calon karyawan. Ini mencakup kualifikasi pendidikan formal, seperti gelar akademik atau sertifikasi yang diperlukan. Selain itu, job specification juga memperjelas pengalaman kerja yang relevan, baik dalam hal lamanya pengalaman maupun jenis pekerjaan sebelumnya.

Keterampilan dan kompetensi yang diperlukan juga dijelaskan dalam job specification. Ini bisa termasuk keterampilan teknis, seperti kemampuan bahasa pemrograman atau penggunaan perangkat lunak tertentu, serta keterampilan interpersonal, seperti kemampuan komunikasi yang baik atau kepemimpinan. Job specification juga bisa mencantumkan atribut pribadi yang diharapkan, seperti kemampuan beradaptasi, kerja sama tim, atau kepantasan.

Dalam menyusun job specification, perusahaan sering mengacu pada analisis pekerjaan yang mendalam untuk memastikan spesifikasi yang akurat dan relevan. Job specification membantu perusahaan dalam mengkomunikasikan harapan mereka kepada calon pelamar, serta memberikan kerangka acuan yang jelas untuk penilaian kinerja dan pengembangan karir di masa depan.

Secara keseluruhan, job specification merupakan bagian penting dari deskripsi pekerjaan yang memberikan panduan rinci tentang persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan. Dengan adanya job specification yang memiliki kejelasan terhadap suatu pekerjaan, perusahaan dapat memastikan bahwa calon karyawan yang dipilih memiliki kecocokan yang sesuai dengan kebutuhan spesifik pekerjaan tersebut, sehingga meningkatkan peluang sukses dalam proses rekrutmen dan pengelolaan sumber daya manusia.

Tujuan Job Desk

Tujuan job desk yang jelas dan terperinci adalah memberikan petunjuk dan pedoman yang dapat memberikan kejelasan tentang tugas, tanggung jawab, dan persyaratan suatu posisi pekerjaan dalam organisasi. Selengkapnya tujuan job desk yang bisa Anda ketahui dibawah ini:

1. Bisa Mengalokasikan SDM dengan benar

Dengan dibuatnya Job description, maka bisa mempermudah divisi hr untuk pengalokasian karyawan secara efisien. Hal ini juga membantu perusahaan untuk mencari tahu problem, penyebabnya hingga solusi yang tepat. Dengan job desc yang tepat, maka perusahaan bisa tahu kekurangan dan kelebihan karyawan. Jika perlu, hr bisa menanyakan hambatan selama bekerja hingga cara untuk bekerja lebih cepat daripada sebelumnya.

2. Tanggung Jawab Lebih Jelas

Dengan memiliki job desk yang tersusun lengkap dan menyeluruh, maka karyawan bisa memahami ruang lingkup tentang apa saja tugas serta tanggung jawab mereka. Hal ini penting agar karyawan bisa bekerja lebih efisien dan optimal. Maka, pekerjaan pun nantinya akan mendapatkan hasil yang baik. Efisiensi pada pekerjaan gtentu akan membawa pengaruh positif pada produktivitas perusahaan secara menyeluruh.

3. Memudahkan Penilaian Kualitas SDM Perusahaan

Evaluasi secara rutin bisa dilakukan 1 tahun sekali harus dilakukan perusahaan agar bisa mengetahui secara jelas tentang kualitas SDM yang ada. Pada proses penilaian ini, biasanya karyawan akan dievaluasi dari segi keterampilan yang dibutuhkan. Selain itu, mereka juga harus mengerjakan dan memiliki tugas tertulis di job description.

4. Dapat Memotivasi Lebih ke Karyawan

Tak hanya bisa bekerja secara efisien, karyawan juga akan merasa tertantang untuk mengerjakan pekerjaannya karena adanya job description. Hal ini terutama jika ada staff lain yang memiliki job description serupa, maka mungkin keduanya bisa bersemangat dalam bekerja.

Kriteria Penyusunan Jobdesk yang Baik

Dibawah ini bisa membantu dalam menentukan program dan pengetahuan dari kriteria apa yang dicari dari penyusunan jobdesk yang tepat. Kriteria yang dibutuhkan dalam penyusunan job desc yang baik antara lain:

• Sistematis: Sistematis pada job desk artinya terdiri dari komponen yang memiliki fungsi tersusun dalam tata hubungan yang membentuk sistem. Maka dengan adanya penyusunan yang sistematis, jobdesk akan mudah dipahami.
• Jelas: Jobdesk harus dibuat dengan jelas dalam berisi segala informasi mengenai peran, serta mudah dipahami. Maka, karyawan dan siapapun yang membaca akan lebih jelas mengerti rincian pekerjaan tersebut.
• Ringkas: Anda perlu memilih kata-kata yang sederhana sehingga kalimat terasa ringkas namun tetap dimengerti.
• Tepat: Job description harus menyajikan uraian pekerjaan dan memberikan pengertian yang tepat dari maksud yang disampaikan.
• Taat Asas: Berisikan kata dan kalimat yang mampu mengarahkan karyawan. Selain itu, tulisan tersebut bisa selaras dan tidak bertentangan dari satu ke lainnya.
• Akurat: Jobdesk tersusun dengan baik, teliti dan memaparkan keadaan lengkap.

Baca juga:

Apa Itu General Affair? Kenali Tugas dan Fungsi GA

Format Penyusunan Job Description

Format penyusunan job description memainkan peran penting dalam memastikan bahwa informasi yang diberikan dalam deskripsi pekerjaan tersusun dengan baik dan mudah dipahami. Dengan format penyusunan job description maka bisa membantu bagian perencanaan dan pengembangan karywan untuk fokus pada tugas mereka. Berikut format penyusunan job description yang bisa Anda ketahui dibawah ini:

[Jenis Pekerjaan]

Nama Jabatan Formal

Melaporkan kepada: [NAMA JABATAN] akan melaporkan kepada [Nama posisi atau jabatan tempat melaporkan]

Gambaran pekerjaan: Memberikan ringkasan, bisa dengan 4 kalimat deskripsi pekerjaan, apa yang dikategorikan sebagai sukses serta bagaimana posisi ini sesuai aturan dan kebutuhan perusahaan.

• Bertanggung Jawab dan tugas
• Tulis daftar tugas inti
• Tulis daftar tugas secara berurutan
• Gunakan kalimat lengkap
• Mulai kalimat dengan kata kerja
• Gunakan kata dan kalimat netral

Kualifikasi / Kriteria:

• Tingkat Pendidikan
• Pengalaman
• Kemampuan Khusus
• Karakteristik Personal
• Sertifikasi
• Lisensi
• Kemampuan Fisik

Cara Menyusun Job Desk bagi Perusahaan & Menulis Job Desk yang Efektif

Cara menyusun job desk bagi perusahaan melibatkan beberapa langkah penting yang harus diikuti untuk memastikan deskripsi pekerjaan yang efektif dan relevan. Untuk itu, hr perlu menyusun job desk sebagai bagian dari perencanaan dan pengembangan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan, juga peran karyawan dengan kebutuhan perusahaan.

1. Lakukan Analisis Pekerjaan

Saat melakukan analisis pekerjaan, ajukan pertanyaan ini pada diri seperti sebagai panduan :

• Apakah ada tekanan dari pihak internal/eksternal pada perusahaan yang menyebabkan pembukaan iklan lowongan pekerjaan tersebut?
• Bagaimana permintaan terhadap pekerjaan itu selama 5 tahun terakhir?
• Apakah ada perubahan peran dalam pekerjaan tersebut di dalam industri selama 5 tahun terakhir?
• Bagaimana pekerjaan ini akan mendukung peran lain di perusahaan Anda?
• Keterampilan teknis dan soft skill apa yang akan digunakan oleh karyawan baru untuk memenuhi tuntutan pekerjaan itu?
• Apa saja perbedaan yang ditemukan saat melihat contoh deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari pesaing?

2. Ketahui Hal yang Harus ada Dalam Jobdesk

• Job Title: Judul pekerjaan yang dicari
• Job Profile / Summary: Ringkasan tentang posisi yang diharapkan
• Responsibilities & Requirement: Tertulis tugas dan tanggung jawab spesifik dari peran tersebut dan kriteria yang diinginkan
• About us: Gambaran umum tentang perusahaan

3. Tulis Job Title yang Spesifik

Setelah itu, Anda bisa menulis job description dengan membuat judul yang tepat. Sebaiknya masukkan kata kunci yang berkaitan dengan peran yang dicari secara spesifik. Hal ini akan membantu pencari kerja untuk mudah menemukan lowongan pekerjaan di mesin pencari.

4. Buatlah Ringkasan Pekerjaan yang Menarik

Buatlah ringkasan pekerjaan yang menarik perhatian. Lalu, tulis job summary yang mampu memberikan gambaran umum tentang perusahaan. Jangan lupa, untuk mengaitkan pembaca dengan rincian tentang apa saja yang membuat perusahaan terlihat profesional dan beri kesimpulan mengapa seorang kandidat akan senang bekerja untuk Anda.

5. Jelaskan Tanggung Jawab Inti dari Posisi Pekerjaan

Pastikan juga Anda sudah memasukkan daftar tanggung jawab secara detail dan singkat. Ini akan membantu kandidiat memahami lingkungan kerja dan kegiatan yang akan mereka hadapi setiap harinya. Tak hanya itu, hal ini juga bisa membantu untuk menentukan kriteria apa yang dicari dengan kecocokan peran dan perusahaan Anda. Disini, Anda juga bisa jelaskan secara singkat dan ringkas tentang posisi tersebut.

6. Masukkan Daftar Kualifikasi & Keterampilan

Buatlah uraian job description tentang kualifikasi yang dibutuhkan, contohnya pendidikan, pengalaman kerja, kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan. Sebaiknya, Anda menghindari mencantumkan persyaratan yang dicari. Jangan mencantumkan terlalu banyak kualifikasi dan ketrampilan karena bisa menghalangi kandidiat potensial.

7. Pastikan Lokasi Pekerjaan

Salah satu hak yang juga menjadi penilaian bagi kandidat adalah lokasi pekerjaan. Maka, cantumkan lokasi pekerjaan spesifik dan uraian deskripsi pekerjaan. Hal ini juga bisa membantu mengoptimalkan postingan pekerjaan Anda di halaman mesin pencarian.

8. Perlihatkan Kepribadian & Budaya Perusahaan

Masukkan juga job description dengan menambahkan kalimat-kalimat yang menunjukkan sisi brand employer perusahaan. Brand employer perusahaan seperti prinsip perusahaan, lingkungan kerja, fasilitas karyawan, budaya, nilai perusahaan, dll. Kecocokan budaya juga sama pentingnya dengan ketrampilan dan pengalamn saat mencari kandidiat yang tepat. Anda perlu memastikan dan menjelaskan apa yang membuat perusahaan istimewa atau berbeda.

Baca juga:

Manajemen SDM: Pengertian, Tujuan, dan Fungsi

Contoh Job Desk & Menyusun Job Description yang Benar

Menyusun job description yang benar merupakan langkah penting dalam menggambarkan dengan jelas tugas, tanggung jawab, dan persyaratan suatu posisi pekerjaan. Berikut ini adalah contoh job desk untuk posisi Marketing Specialist:

Judul Pekerjaan: Marketing Specialist

Tugas dan Tanggung Jawab:

• Mengembangkan dan melaksanakan strategi pemasaran untuk meningkatkan kesadaran merek dan memperluas pangsa pasar.
• Mengelola kampanye pemasaran melalui berbagai saluran, termasuk media sosial, periklanan digital, dan pemasaran email.
• Merancang, mengatur, dan mengawasi pelaksanaan acara pemasaran dan promosi.
• Mengidentifikasi peluang bisnis baru dan melakukan riset pasar untuk memahami tren industri dan kebutuhan konsumen.
• Menganalisis data pemasaran dan kinerja kampanye untuk mengidentifikasi peluang perbaikan dan mengoptimalkan hasil pemasaran.
• Membangun dan menjaga hubungan dengan mitra bisnis, termasuk agensi periklanan, media, dan vendor lainnya.
• Membuat materi pemasaran seperti brosur, presentasi, dan materi promosi lainnya.
• Mengelola anggaran pemasaran dan memastikan penggunaan yang efisien dan efektif dari sumber daya.
• Berkolaborasi dengan tim penjualan untuk mengembangkan strategi pemasaran yang mendukung tujuan penjualan perusahaan.
• Mengikuti perkembangan terbaru di industri pemasaran dan menerapkan praktik terbaik yang relevan.

Kualifikasi dan Persyaratan:

• Gelar sarjana dalam bidang pemasaran, komunikasi, atau disiplin terkait.
• Pengalaman kerja minimal 3 tahun dalam posisi pemasaran.
• Pengetahuan mendalam tentang strategi pemasaran digital, media sosial, dan periklanan online.
• Kemampuan analitis yang kuat dan mampu menginterpretasikan data pemasaran.
• Keterampilan komunikasi yang luar biasa, baik lisan maupun tulisan.
• Keahlian dalam menggunakan perangkat lunak pemasaran digital dan alat analisis seperti Google Analytics.
• Kemampuan manajemen proyek yang baik dan mampu bekerja dalam tenggat waktu yang ketat.
• Kreativitas dalam merancang kampanye pemasaran yang menarik dan efektif.
• Kemampuan kerja tim yang baik dan berkolaborasi dengan berbagai pemangku kepentingan.
• Ketertarikan yang kuat terhadap tren dan inovasi dalam industri pemasaran.
• Harap dicatat bahwa contoh job desk di atas hanya sebagai referensi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan serta posisi pekerjaan yang sedang dicari.

Kesimpulan

Job desk memainkan peran yang sangat penting dalam mengelola SDM dan menjalankan operasional perusahaan hingga penyusunan skala prioritas. Dengan menyusun job description yang jelas dan terperinci, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap karyawan memahami tugas, tindakan yang diambil untuk kepentingan bisnis, tanggung jawab, dan persyaratan pekerjaan mereka. Job desc juga membantu dalam merekrut karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mengukur kinerja dengan lebih objektif, dan merencanakan pengembangan karir yang efektif. Dengan job desc yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi kerja, meningkatkan kolaborasi tim, dan mencapai kesuksesan jangka panjang. Bagi Anda yang membutuhkan sistem hr berkualitas yang mampu memudahkan pekerjaan hr, maka ZahirHR adalah pilihan tepat! Anda bisa menggunakan ZahirHR untuk berbagai kebutuhan dari mulai absensi karyawan, penggajian, dan manajemen SDM lainnya.